Skip to content

Centrala VoIP – obsługa połączeń telefonicznych w jednym miejscu

Posted in Uncategorized

Choć większość klientów odchodzi od obsługi bezpośredniej na rzecz Internetu, to nadal z częścią klientów należy się kontaktować telefonicznie. Wiedzą o tym doskonale działy call center oraz szeroko pojęte działy, zajmujące się telefoniczną obsługą klienta. Stąd też bierze się popularność wirtualnych central, które pozwalają na ograniczenie kosztów obsługi klienta, a jednocześnie umożliwiają lepszą komunikację z klientem wraz z pełnym monitoringiem jego kontaktów. Czym są zatem centrale telefoniczne VoIP i dlaczego warto w nie zainwestować? https://focustelecom.pl/wirtualna-centrala/

Centrala VoIP – od IVR do raportowania
Tradycyjne centrale telefoniczne kojarzone były głównie jako miejsce obsługi połączeń telefonicznych. Współczesne rozwiązania, zwłaszcza obejmujące centrale telefoniczne VoIP, w pełni wykorzystują potencjał Internetu oraz różnego rodzaju rozwiązań mobilnych, z których korzystanie jest łatwiejsze dzięki intuicyjnym systemom do zarządzania. Wykorzystanie telefonii VoIP przekłada się na realne oszczędności – można w ten sposób obsługiwać cały ruch przychodzący, ale i wychodzący, realizowany zarówno z telefonów stacjonarnych, jak i z komórkowych. Wirtualna centrala pozwala również na stworzenie własnego systemu IVR, począwszy od komunikatów witających klienta, który dzwoni, poprzez system podziału ruch w zależności od wyboru tematu czy problemu, z jakim dzwoni klient, aż po poinformowanie go o czasie oczekiwania na połączenie z konsultantem. Każda z takich rozmów może być nagrywana i archiwizowana – centrala VoIP daje taką możliwość bez względu na specyfikę branży, w jakiej działa dana firma, wykorzystująca w praktyce rozwiązania w ramach wirtualnej centrali.

Podstawowa funkcjonalność centrali wirtualnej

Zastosowanie centrali telefonicznej VoIP to z jednej strony oszczędność w zakresie kosztów ponoszonych na kontakty z klientami, a z drugiej usprawnienie kontaktów telefonicznych. Po stronie firmy pozostaje możliwość decydowania o różnych aspektach kontaktów telefonicznych. Firma może ustalić jeden wspólny numer, pod który dzwonią klienci i kontrahenci firmy. Centrala VoIP daje również możliwość kolejkowania połączeń oraz przekierowywania wszystkich połączeń skierowanych pod jeden numer. Jest to rozwiązanie, które się sprawdzi w przypadku nieobecności kluczowych pracowników. Zarządzający centralą mogą również ustalić ograniczenia kwotowe w przypadku wybranych pracowników, przy czym ograniczenia kwotowe na połączenia telefoniczne mogą być rozliczane zarówno tygodniowo, jak i miesięcznie.

Nowoczesne centrale wirtualne

Podstawowa funkcjonalność, jaką posiadają centrale telefoniczne VoIP, to oczywiście obsługa połączeń telefonicznych. Jednak warto pamiętać, że wszelkie połączenia powinny dawać również możliwość ich odsłuchania w dowolnym czasie. Pełny monitoring wszystkich połączeń daje również system raportowania, który służy także do generowania billingów i statystyk. Dzięki niemu można w pełni kontrolować wydatki, ponoszone na rzecz kontaktów z klientami i kontrahentami. Z kolei system statystyk pozwala na rzetelne ocenienie czasu zaangażowania poszczególnych pracowników. Oczywiście takie rozwiązania sprawdzają się głównie w firmach, w których pracownicy odbierają dziesiątki połączeń w ciągu dnia. Często oprócz obsługi telefonicznej klienci obsługiwani są także przez inne kanały. W firmach, w których obsługa następuje także poprzez faksy, centrale telefoniczne VoIP integrują pracę tradycyjnego faksu i przekazują przesłany dokument w postaci elektronicznej na skrzynkę wskazaną przy instalacji rozwiązania.

Gdzie znajdzie zastosowanie centrala VoIP? Takie rozwiązania rekomendowane są głównie w call center oraz w działach windykacji, gdzie istnieje konieczność rejestrowania każdego wykonywanego połączenia. Centrala wirtualna umożliwia także realizowanie kampanii marketingowych, jest również rekomendowana w celu usprawnienia pracy na recepcji. Po rozwiązania typu VoIP można również sięgać planując działania wykorzystujące organizację telekonferencji czy wideokonferencji.