Skip to content

Odbieraj zgłoszenia od klientów – program helpdesk

Posted in Uncategorized

Każda firma zdaje sobie sprawę, jak ważną i zarazem często trudną rzeczą jest kontakt z klientami. W dzisiejszych czasach, w dobie ogromniej rynkowej konkurencji, umiejętność sprawnego i konkretnego odpowiadania za zapytania dotyczące najrozmaitszych kwestii ceniona jest na wagę złota. Z tego właśnie powodu zdecydowana większość liczących się przedsiębiorstw usługowych inwestuje w porządny i sprawdzony program helpdeskhttps://focustelecom.pl/system-helpdesk/ – taki, który będzie stanowił realne wsparcie firmowych konsultantów w czasie rozwiązywania codziennych problemów.

Przydatność oprogramowania wielokanałowego

Kontakty międzyludzkie przebiegają w dzisiejszym świecie najróżniejszymi kanałami, co wiąże się nieuchronnie z rozwojem nowych technologii. Nie inaczej przedstawia się kwestia relacji na linii firma – klient. Ten ostatni dysponuje obecnie przynajmniej kilkoma formami kontaktu z pracownikami, zaś w gestii samej firmy leży to, aby ten kontakt maksymalnie ułatwić. Firmowi konsultanci muszą zatem być gotowi na odbieranie wiadomości telefonicznych, esemesowych, przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej, czatu czy wreszcie formularza obecnego na stronie internetowej. Łatwo sobie wyobrazić, jaki chaos spowodowałaby chęć obsługi wszystkich tych kanałów jednocześnie. I to w warunkach nieustannego napływu nowych zgłoszeń!

Właśnie z tego powodu tak istotny okazuje się program helpdesk. Został on zaopatrzony w szereg funkcjonalności, dzięki którym obsługa klienta zostaje znacznie usprawniona. Na taki stan rzeczy wpływa zwłaszcza szczegółowy i mocno rozbudowany system raportowania w programie. Poszczególni konsultanci doskonale wiedzą, na jakim etapie znajduje się sprawa danego klienta, mają dostęp do jej szczegółowej historii (zsumowanej do jednego wątku ze wszystkich kanałów komunikacji), dzięki nadawaniu tagów mogą błyskawicznie odszukać plik interesującej ich sprawy. System umożliwia wykonywanie własnych notatek, którym nadaje się status publicznych bądź prywatnych (w ramach tych drugich można sobie nawet czasem ulżyć i napisać coś niezbyt pochlebnego o obsługiwanym aktualnie kliencie).

Dzięki wdrożeniu programu helpdesk firmowy personel zyskuje sposobność uwolnienia się od pewnych wyjątkowo uciążliwych procedur: system automatycznie odpowiada na pierwszego maila od klienta, przypomina o terminach zamknięcia poszczególnych spraw oraz czuwa nad tym, aby żadne zgłoszenie nie pozostało bez odpowiedzi. Znacząco przyczynia się zatem do podwyższenia standardów obsługi klienta w firmie.

Pomoc dla kierownictwa

Omawiany program przynosi wymierne korzyści nie tylko samym konsultantom pracującym w dziale obsługi klienta, lecz także ich przełożonemu. Szef danego zespołu może przez cały czas monitorować stopień zrealizowania planu dziennego poprzez przeglądanie raportów zgłoszeń odebranych, obsługiwanych i zamkniętych w danym dniu. W taki sposób dość łatwo potrafi rozstrzygnąć, którzy konsultanci najlepiej wywiązują się z powierzonych obowiązków, którzy zaś miewają z tym najwięcej kłopotów. Może to stanowić dla kierownictwa cenną wskazówkę na przyszłość.

Korzyści z zainwestowania w program helpdesk wydają się na tyle niepodważalne, że jego popularność w światowych firmach nie powinna dziwić. System sprawdza się idealnie wszędzie tam, gdzie nieodzowna jest natychmiastowa, konkretna odpowiedź na zapytanie klienta. Udzielając jej, konsultant daje czytelny sygnał, że na jego firmę można liczyć w każdej sytuacji. Przekłada się to oczywiście na lojalność klienta, jak również na jego gotowość polecania firmy znajomym.